Tukiperhetoiminnan ja tukihenkilötoiminnan rekisterin tietosuojaseloste

(Sisältäen ammatillisen ja kotouttavan tukiperhetoiminnan)

Laadittu: 12.6.2018
Viimeksi päivitetty:  4.6.2024

1.Rekisterinpitäjä

  • Toimeksiantajakunta

2.Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
juristi Maria Haarajoki:
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi puh: 010 843 5000

3.Rekisterin nimi

Tukiperhetoiminnan ja tukihenkilötoiminnan rekisteri

4.Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite

5.Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tiedot on tarkoitettu käytettäväksi tukiperhetoiminnan ja tukihenkilötoiminnan toteuttamiseen.

Lapsesta kerättäviä tietoja käytetään tuen tarpeen arviointiin, tukisuhteen luomiseen, ylläpitoon, palautteen keräämiseen ja arviointiin. Tietoja hallinnoidaan asiakastietojärjestelmässä.

Lapsen huoltajista kerättäviä tietoja käytetään tuen tarpeen arviointiin, tukisuhteen luomiseen, ylläpitoon, palautteen keräämiseen ja arviointiin. Tietoja hallinnoidaan asiakastietojärjestelmässä.

Vapaaehtoisesta kerättäviä tietoja käytetään hänen sopivuutensa ja valmiuksiensa arvioimiseen, tukisuhteen luomiseen, ylläpitoon, palautteen keräämiseen ja arviointiin. Tietoja hallinnoidaan asiakastietojärjestelmässä.

Lasta, huoltajia tai vapaaehtoista koskevaa tietoa välitetään kullekin osapuolelle tukisuhteen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi henkilötietoja käsitellään laskutusta varten.

Asiakastietojärjestelmässä olevia yhteystietoja voidaan käyttää myös Pelastakaa Lasten lapsille ja heidän perheilleen sekä vapaaehtoisille suunnatusta toiminnasta, kyselyistä ja tapahtumista tiedottamiseen.

6.Käsiteltävät henkilötiedot

  • Vapaaehtoiseksi ryhtyvän asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, siviilisääty, ammatti, työpaikka, kotikunta, tilitiedot, kotona asuvat henkilöt (nimi, syntymäaika), perheen jäsenten terveydentila, elämäntapaa koskevia tietoja
  • Lapsista nimi, henkilötunnus, kotikunta, äidinkieli, huoltajuus, terveydentila ja siihen liittyvät asiat, perhetilanne, lasta koskevat muut taustatiedot, prosessiin liittyvät kirjaukset, sosiaalihuollon tai lastensuojelun asiakkuus
  • Vanhempien ja/tai huoltajien nimet, henkilötunnukset, osoite, s-postiosoite, puhelinnumero, työ tai opiskelupaikka, lähihuoltajan nykyinen avio- tai avopuoliso

7.Säännönmukaiset tietolähteet

  • Lapsen ja huoltajan tiedot vanhemmalta ja kunnalta
  • Vapaaehtoisen hakemuslomake
  • Prosessin aikana syntyvä data
  • Vapaaehtoisen osalta kunnan sosiaalitoimi ja oikeusrekisterikeskus

8.Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne Pelastakaa Lasten tai sen lukuun toimivien alihankkijoiden henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Pelastakaa Lasten organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9.Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle

  • Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

10.Henkilötietojen säilytysaika

  1. Lastensuojelun asiakkaana olevien lasten tiedot 2 vuotta asiakkaan kuolemasta
  2. Sosiaalihuollon asiakkaana olevien lasten tiedot 30 vuotta palvelun päättymisestä
  3. Vapaaehtoisina olevien perheiden tiedot 10 vuotta viimeisestä merkinnästä
  4. Rauenneet hakemukset (vapaaehtoiset ja asiakkaat) 1 vuotta asian raukeamisesta
  5. Kohdat 1) ja 2) tehtävän päätyttyä asiakirjat lähetetään hyvinvointialuelle

11.Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten käsittelemät henkilötiedot
iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
v. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vi. valittaa valvontaviranomaiselle

  • Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12.Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13.Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pelastakaa Lapset ry
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14.Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.