Pelastakaa Lasten ry:n Lasten tuki vastaanottotoiminnassa- AMIF-hankkeen Lapsiystävällinen tila – toiminnassa olevien lasten rekisterin tietosuojaseloste
Laadittu: 2.5.2024
Viimeksi päivitetty:
1. Rekisterinpitäjä
Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1)
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Puhelin: 010 843 5000
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
juristi Maria Haarajoki,
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000
3. Rekisterin nimi
AMIF Lasten tuki vastaanottotoiminnassa- hankkeen Lapsiystävällinen tila – toiminnassa olevien lasten rekisterin tietosuojaseloste
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Sopimus: Huoltajia on tiedotettu tietojen keräämisestä Lapsiystävällinen tila- toiminnassa. Huoltajan tulee hyväksyä tietojen kerääminen, mikäli hän antaa lapselle luvan osallistua toimintaan.
Suostumus: huoltajan antama nimenomainen suostumus, mikäli hän haluaa antaa lasta koskevia terveystietoja lapsen turvallisuuden takaamiseksi
5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käytetään Lapsiystävällinen tila – toiminnassa olevien lasten tunnistamiseen ja heidän osallistumisensa seurantaan sekä toiminnan yleisen toimivuuden varmistamiseen. Rahoittajan raportointivaatimusten vuoksi on tärkeää pystyä todentamaan toimintaan osallistuvat lapset sekä erittelemään eri-ikäiset ja eri sukupuolta olevat lapset. Jos vastaanottokeskuksen kanssa on sovittu, että lapset saavat tulla toimintaan ilman huoltajaa, huoltajan tietoja ei kerätä. Vastaanottokeskuksissa, joissa lapset eivät liiku ilman aikuisia, lapsen huoltajan tai muun läheisen etunimen ja puhelinnumeron säilyttäminen on tärkeää huoltajan tavoittamiseksi tarvittaessa.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Lapsen ja tarvittaessa hänen huoltajansa, tai muun läheisen etu- ja sukunimet, tarvittaessa huoltajan puhelinnumero, lapsen kansalaisuus, ikä, sukupuoli, huonenumero ja tieto siitä, kuinka monta kertaa lapsi on osallistunut toimintaan.
Lapsiystävällinen tila -toimintaan tulevilta lapsilta tai heidän huoltajiltaan pyydetään osallistujalistaan lapsen nimi, kansalaisuus, ikä ja sukupuoli. Nämä tiedot voi sovitusti täydentää myös vastaanottokeskuksen ohjaaja toimintakerran päätteeksi. Tarvittaessa voidaan kerätä myös huonenumero, joka auttaa vastaanottokeskuksen työntekijää lasten tunnistamisessa. Tiedot kerätään paperiseen osallistujalistaan, joita säilytetään lukitussa kaapissa Lapsiystävällisessä tilassa. Lisäksi Lapsiystävällisen tilan ohjaaja varmuuskopioi lomakkeet valokuvina sähköiseen kansioon Pelastakaa Lasten järjestelmässä, johon on pääsy vain hankkeen työntekijöillä.
Huoltajille kerrotaan tiedonkeruun syistä ja siitä, että toimintaan mukaan tuleminen edellyttää tietojen antamista. Huoltajat voivat myös halutessaan kertoa lapsestaan asioita, jotka tuntityöntekijän ja vapaaehtoisten on hyvä tietää, esim. lapsen allergiat tai muita terveystietoja. Tietojen kirjaaminen perustuu huoltajan vapaaehtoisesti antamaan suostumukseen.
Ohjaaja raportoi Lapsiystävällinen tila – toiminnasta hankkeen työntekijöille säännöllisesti Forms-tilastointilomakkeella, johon kirjataan tieto toimintaan osallistuneiden lasten lukumäärästä iän (alle kouluikäiset, alakouluikäiset lapset ja yläkouluikäiset lapset) ja sukupuolen (tytöt, pojat, muu) mukaan eriteltynä. Sähköisesti lähetettävässä lomakkeessa ei ole yksittäisten lasten tunnistetietoja, vaan ainoastaan tieto toimintaan raportointiviikolla osallistuneiden lasten lukumäärästä iän ja sukupuolen mukaan eriteltynä sekä siitä, mitä kyseisellä toimintakerralla on tehty.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröity itse, rekisteröidyn huoltaja tai läheinen tai vastaanottokeskuksen ohjaaja huoltajan suostumuksella
8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Paperilomakkeilla olevia tietoja säilytetään manuaalisesti lukituissa tiloissa Lapsiystävällisessä tilassa.
Forms-tilastointilomakkeen sähköisessä käsittelyssä noudatetaan varovaisuutta, eikä lomakkeelle kirjata yksittäisten lasten henkilötietoja, vaan ainoastaan tieto toimintaan osallistuneiden lasten lukumäärästä iän ja sukupuolen mukaan eriteltynä.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan he rekisterinpitäjän henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja luovutetaan rahoittajalle (Euroopan unionin AMIF-rahaston edustajat), mikäli rahoittaja sitä vaatii.
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Lasta koskevia tietoja säilytetään 5 vuoden ajan toiminnan päättymisestä rahoittajan vaatimuksen mukaisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten
käsittelemät henkilötiedot
iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
v. poistaa antamansa suostumus lasta koskevien terveystietojen osalta
vi. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
vii. valittaa valvontaviranomaiselle
– jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle
valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion
valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai
työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen
henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön
mukaisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa ja profilointia ei tehdä.
13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti
kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai
kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Pelastakaa Lapset ry, Koskelantie 38, 00601 Helsinki.
Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.
14. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset
selosteessa.