Pelastakaa Lasten Eväitä Elämälle –ohjelman rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 5.5.2015
Viimeksi päivitetty: 25.4.2024

1. Rekisterinpitäjä
Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1)
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Puhelin: 010 843 5000

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
lakimies Maria Haarajoki,
maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi
Eväitä Elämälle -ohjelmasta haettavaa ja myönnettävää tukea koskeva rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

•  sopimuksen täytäntöön panemiseksi
• erillinen suostumus, joka koskee tiedon lähettämistä muista Pelastakaa Lasten tukimuodoista sekä tilaisuuksista ja tapahtumista
• erillinen suostumus, joka koskee lupaa välittää hakemus tarvittaessa toiselle alueella sijaitsevalle Pelastakaa Lasten paikallisyhdistykselle, aluetoimistolle tai keskustoimistolle hakemuksen käsittelyä varten

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Eväitä Elämälle -ohjelmasta haettavien harrastus- ja/tai oppimateriaalitukihakemusten käsittely, avustuspäätöksen teko, avustusten maksatus, yhteydenpito tuen saajiin, myönnetyn avustuksen käytön seuranta – ja toisen asteen tutkinnon suorittamisen seuranta, palaute- ja muiden kyselyjen ja kokemusten jakamispyyntöjen lähettäminen, tiedon välittäminen muista tuen mahdollisuuksista ja muodoista, haastattelupyyntöjen ja tuen tarpeen jatkuvuuden kyselyjen lähettäminen tuensaajille tai heidän huoltajilleen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Tuen hakijan ja hänen huoltajansa nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tuen hakijan ikä, sukupuoli ja äidinkieli. Haettavan tuen käyttötarkoitus, opiskelutilannetta koskevat tiedot, tietoa lapsen harrastamisesta, johon tukea haetaan sekä sen edellyttämistä kustannuksista. Perustelut tuen tarpeelle: tieto perheen taloudellista tilannetta vaikeuttavista seikoista, perheen yhteenlasketut nettotulot/kk tuloluokittain, talouteen kuuluvien lasten lukumäärä, oppimateriaalitukea hakevan lapsen koulun etäisyys vakituisesta kotipaikasta, haettavaan tarkoitukseen haettu tai saatu muu tuki, sekä tuen hakijoiden hakemukseensa mahdollisesti liittämät muut tiedot. Tukihakemuksen käsittelijän lisäämä tukipäätös ja tuettavien kulujen korvaamisessa noudatettavat käytännöt.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tuen hakija ja/tai hänen huoltajansa.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Asiakasrekisterin tiedot on tallennettu järjestelmään, johon sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen, salasanan syöttämistä ja vahvaa tunnistautumista. Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat pilvipalvelussa EU:n alueella. Järjestelmään tallennettuihin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät/edustajat.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle
Ei henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita (esimerkiksi taloushallinnon ulkoistaminen). Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista voi fyysisesti sijaita rekisterinpitäjien alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Hakemukset liitteineen sekä muu hakijaan liittyvä materiaali hävitetään viimeistään 2 vuotta tukisuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineistoon liittyvät henkilötiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kyseisen tilikauden jälkeen 6 vuotta ja osa tiedoista 10 vuotta.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten paikallisyhdistyksen käsittelemät henkilötiedot

iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet

v. perua antamansa suostumus

vi. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

vii. valittaa valvontaviranomaiselle

• jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Pelastakaa Lapset ry
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Puhelin: 010 843 5000
Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.