Pelastakaa Lasten Eväitä Elämälle –ohjelman rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 5.12.2024

Viimeksi päivitetty: 18.12.2024

1. Rekisterinpitäjä

Yhteisrekisteri, jossa rekisterinpitäjiä:

  1. Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1) ”Keskusjärjestö”
         Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
         Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
         Puhelin: 010 843 5000
  2. Pelastakaa Lasten paikallisyhdistykset, jotka toteuttavat Eväitä Elämälle ohjelmaa “Paikallisyhdistys”

Rekisterinpitäjät ovat solmineet sopimuksen yhteisrekisteristä, missä määritellään osapuolten vastuut.

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
juristi Maria Haarajoki,
tietosuoja(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi

Eväitä Elämälle –ohjelman rekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

  • sopimuksen täytäntöön panemiseksi
  • erillinen suostumus, joka koskee tiedon lähettämistä muista Pelastakaa Lasten tukimuodoista sekä tilaisuuksista ja tapahtumista. Suostumus on peruutettavissa.
  • lakisääteinen velvoite (kirjanpitolain mukaisen dokumentaation säilytysvelvollisuudet)

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Eväitä Elämälle -ohjelmasta haettavien harrastus- ja/tai oppimateriaalitukihakemusten käsittely, avustuspäätöksen teko, avustusten maksatus, yhteydenpito tuen saajiin, myönnetyn avustuksen käytön seuranta – ja toisen asteen tutkinnon suorittamisen seuranta, palaute- ja muiden kyselyjen ja kokemusten jakamispyyntöjen lähettäminen, tiedon välittäminen muista tuen mahdollisuuksista ja muodoista, haastattelupyyntöjen ja tuen tarpeen jatkuvuuden kyselyjen lähettäminen tuensaajille tai heidän huoltajilleen.

Kunkin paikallisyhdistyksen hakemuksia käsittelevät sen nimetyt Eväitä Elämälle- ohjelmavastaavat ja asiatarkastajat. Myös Keskusjärjestön taloustoimisto käsittelee laskuilla ja kuiteilla olevia henkilötietoja. Lisäksi Keskusjärjestön Eväitä Elämälle-ohjelman koordinaattorilla on pääsy hakemusten henkilötietoihin, mikäli paikallisyhdistys tarvitsee teknistä tai muuta tukea.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Tuen hakijan (huoltaja tai lapsi) nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Tuen saajan (lapsi) nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, äidinkieli, tilinumero.

Harrastus, johon tukea haetaan, aloitusvuosi, onko muuta tukea saatu, harrastuksen merkitys, vuosikustannukset, haettavan tuen määrä, perheen taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat seikat, talouteen kuuluvien huollettavien lasten ja aikuisten lukumäärä, huoltajien yhteenlasketut nettotulot.

Oppimateriaalitukea hakevan lapsen koulun nimi, opintojen aloitusvuosi, suunniteltu valmistumisvuosi, vai odottaako tietoa opiskelupaikasta, hakeeko tukea kevät- vai syyslukukaudelle, suoritettava tutkinto, mihin tarkoitukseen tukea haetaan ja miten paljon, perheen taloudelliseen tilanteeseen vaikuttavat seikat, talouteen kuuluvien huollettavien lasten ja aikuisten lukumäärä, huoltajien yhteenlasketut nettotulot.  

Käyttäjätunnukset saavien yhdistysten ja keskusjärjestön edustajien nimet ja sähköpostiosoitteet.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tuen hakija ja/tai hänen huoltajansa.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Suojaamme toimitilamme, tietotekniset järjestelmämme ja tuottamiemme palveluiden käyttäjien tiedot asianmukaisilla teknisillä ja hallinnollisilla tietoturvaratkaisuilla ja kehitämme suojausmenetelmiämme jatkuvasti. Tietojen käsittelyyn liittyvät käyttö- ja pääsyoikeudet ovat henkilökohtaisia ja niiden laajuus määritellään työtehtävien perusteella.

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Paikallisyhdistykset vastaavat käyttämiensä teknisten laitteiden tietoturvasta.

Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Ei henkilötietojen säännönmukaisia luovutuksia.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille kolmansille osapuolille. Voimme kuitenkin hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita (esimerkiksi taloushallinnon ulkoistaminen). Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi osa tiedoista voi fyysisesti sijaita rekisterinpitäjien alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Hakemukset hävitetään viimeistään 2 vuotta tukisuhteen päättymisestä. Kirjanpitoaineistoon liittyvät henkilötiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kyseisen tilikauden jälkeen 6 vuotta ja osa tiedoista 10 vuotta.

11. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  1. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  2. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten paikallisyhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
  3. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
  4. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet
  5. perua antamansa suostumus (koskee tiedon lähettämistä kohdassa 4 muista tukimuodoista, tilaisuuksista ja tapahtumista)
  6. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
  7. valittaa valvontaviranomaiselle
  • jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pelastakaa Lapset ry
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
sähköposti: tietosuoja@pelastakaalapset.fi

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

15. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.