Pelastakaa Lapset ry:n Kanava-hankkeen toiminnassa mukana olevien henkilöiden rekisterin tietosuojaseloste

Laadittu: 20.2.2025
Viimeksi päivitetty: 20.2.2025

1. Rekisterinpitäjä

Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1)
Osoite: PL 95, 00601 Helsinki
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki
Puhelin: 010 843 5000

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava
juristi Maria Haarajoki,
tietosuoja(at)pelastakaalapset.fi
puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi

Kanava-hankkeen henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Sopimus: Osallistuvaa henkilöä tiedotetaan tietojen keräämisestä Kanava-hankkeen toiminnassa ja hänen tulee hyväksyä henkilötietojensa käsittely. Hankkeen rahoittaja edellyttää henkilötietojen keräämisen toimintaan osallistuvien henkilöiden osalta. Kun kyseessä on hankkeen järjestämään toimintaan osallistuva alle 13-vuotias lapsi, hänen huoltajansa tulee hyväksyä tietojen kerääminen, mikäli hän antaa lapselle luvan osallistua toimintaan.

Suostumus: Huoltajan antama nimenomainen suostumus, mikäli hän haluaa antaa lasta koskevia terveystietoja lapsen turvallisuuden takaamiseksi (esim. erityisruokavalio).

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Henkilötietoja käytetään Kanava-hankkeen toiminnassa olevien henkilöiden tiedottamiseen hankkeen toiminnasta, palautteen ja muiden kyselyjen tekemiseen, heidän osallistumisensa seurantaan sekä toiminnan yleisen toimivuuden varmistamiseen. Hankkeen toiminnan rahoittajan raportointivaatimusten vuoksi on tärkeää pystyä erottelemaan toimintaan osallistuvat henkilöt sekä erittelemään eri-ikäiset ja eri sukupuolta olevat henkilöt.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Kanava-hankkeen toimintaa ensimmäistä kertaa tulevalta täysi-ikäiseltä henkilöltä kysytään etu- ja sukunimi sekä ikä (0–18, 18–60, yli 60 v). Näiden lisäksi toimintaan osallistuvaa pyydetään kirjaamaan oman kansalaisuus ja antamaan allekirjoitus. Kansalaisuus todennetaan esimerkiksi henkilöllisyysasiakirjasta tai muusta rahoittajan hyväksymästä asiakirjasta. Alaikäisten lasten osalta huoltajalta pyydetään kirjaamaan lapsen etunimi ja ikä. Alaikäisten lasten osalta huoltaja kirjaa kansalaisuuden mutta sitä ei tarvitse todentaa. Tapahtumien järjestämisen osalta alaikäisen lapsen huoltaja voi kirjata halutessaan ilmoittautumislomakkeelle lasta koskevan erityisruokavalion ja tätä tietoa käytetään vain tilaisuuden ruokailujen järjestämisessä.

Suoraan ammattilaisille kohdistetussa toiminnassa (esim. koulutuksissa) osallistujilta kerätään nimi, ikä, organisaatio ja allekirjoitus mutta ei tietoa kansalaisuudesta. Osallistujilta tulee kerätä allekirjoitukset osallistujalistaan, mutta kansalaisuustietoja ei kerätä. Lisäksi ikä- ja sukupuolitieto kerätään silloin kun kyse on henkilöiden määrään perustuvasta rahoittajan määrittämästä indikaattorista. Tiedot kerätään paperisella lomakkeella, joita säilytetään Pelastakaa Lasten keskustoimistolla lukitussa tilassa. Jos kyseessä on verkossa tapahtuva tilaisuus, tiedot kerätään ennakkoilmoittautumisen yhteydessä. Lisäksi hankkeen työntekijä säilöö varmuuskopiot osallistujalistoista valokuvina sähköiseen kansioon Pelastakaa Lapset ry:n järjestelmään, mihin on pääsy vain hankkeen työntekijöillä. Osallistuville henkilöille kerrotaan tiedonkeruun syistä heidän osallistuessaan hankkeen toimintaan ensimmäistä kertaa.

Hankkeen työntekijä raportoi hankkeen toiminnasta säännöllisesti Forms-tilastointilomakkeella anonyymia tietoa, johon kirjataan toimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä, ikähaarukka (0–18, 18–60, yli 60 v) ja sukupuoli (nainen, mies, muu).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse tai rekisteröidyn huoltaja.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja säilytetään toistaiseksi manuaalisesti lukituissa tiloissa Pelastakaa Lapset ry:n tiloissa.

Forms-tilastointilomakkeen sähköisessä käsittelyssä noudatetaan varovaisuutta, eikä lomakkeelle kirjata yksittäisten henkilöiden henkilötietoja, vaan ainoastaan anonyymia tietoa toimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärästä iän ja sukupuolen mukaan eriteltynä.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja luovutetaan rahoittajalle (Euroopan unionin EUSA-rahaston edustajat), mikäli rahoittaja sitä vaatii. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja on säilytettävä viiden vuoden ajan laskettuna sen vuoden joulukuun 31 päivästä, jolloin hallintoviranomainen on suorittanut viimeisen maksun avustuksen saajalle.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten

käsittelemät henkilötiedot

iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet

v. poistaa antamansa suostumus lasta koskevien terveystietojen osalta

vi. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

vii. valittaa valvontaviranomaiselle

jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa ja profilointia ei tehdä.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pelastakaa Lapset ry, Koskelantie 38, 00601 Helsinki.

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.