Pelastakaa Lasten kansainvälisen adoptiopalvelun asiakasrekisterintietosuojaseloste

Laadittu: 12.6.2018

Viimeksi päivitetty:

1. Rekisterinpitäjä

Pelastakaa Lapset ry (Y-tunnus: 0116788-1)

Osoite: PL 95, 00601 Helsinki

Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Puhelin: 010 843 5000

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pelastakaa Lapset ry:n tietosuojavastaava

lakimies Maria Haarajoki,

maria.haarajoki(at)pelastakaalapset.fi

puh: 010 843 5000

3. Rekisterin nimi

Kansainvälisen adoptiopalvelun asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Sopimuksen täytäntöön panemiseksi
Pelastakaa Lapset ry antaa lakisääteistä ja luvanvaraista (Suomen adoptiolautakunta, Valvira) kansainvälistä adoptiopalvelua jota ohjaa Adoptiolaki ja siitä annettu asetus vuodelta 2012.

5. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Tietoja kerätään sopimuksen toimeenpanoa sekä asiakassuhteen hoitamista varten mukaan lukien adoptioluvan hakeminen, ulkomaille lähetettävät adoptiohakemusasiakirjat, adoptioprosessin eri vaiheissa tehtävä viranomaisyhteistyö, prosessin dokumentointi sekä asiakastieto- ja askutusjärjestelmä. Tiedot on tarkoitettu käytettäviksi kansainvälistä adoptiota haluavan asiakkaan soveltuvuuden sekä perheeseen sijoitettavan lapsen arvioimiseen. Tietoja käytetään myös kohdemaahan tehtävään seurantaraportointiin lapsen sopeutumisesta sekä adoption jälkipalveluun tilanteissa, joissa palvelunantaja antaa ohjausta ja tukea asiakirjoissa olevien tietojen läpikäymiseen tai ulkomaille tehtäviin tiedusteluihin ja juurimatkajärjestelyihin jälkipalveluun oikeutetun asiakkaan erillispyynnöstä. Tietoja käytetään myös tilastointiin, toiminnan sisäiseen kehittämiseen ja asiakasyhteydenpitoon.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Adoptionhakijaa koskevat tiedot:

rekisteröidyn perustiedot: nimi, syntymäaika, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli
rekisteröidyn osoite, kotikunta, maakunta, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet
ammatti
vihkimispäivä
edelliset avioliitot
perheessä olevat lapset/muualla asuvat lapset
adoptioprosessin vaiheet (adoptioluvan voimassaolo, hakemuksen status)
adoptiopalvelumaksua ja adoptiokuluja sekä mahdollisia muita osallistumis- tai
toimenpidemaksuja koskeva laskutus
seurantaraporttien päivämäärät
– selvitys adoptioneuvonnan antamisesta kansainvälistä adoptiota varten mukaan lukien tietoja koskien sosioekonominen tilanne, taustatiedot ja suhteet omaisiin, motiivit ja lasta koskevat toivomukset, kasvatuskyvyt ja valmiudet kanainväliseen adoptioon, sosiaalityöntekijän arvio, kuvaus asian valmistelusta
maakohtaiset selvitykset mm. koskien uskonnollista tai muuta vakaumusta, maavalintaa, varahuoltajia
mahdolliset lisäselvitykset Suomen adoptiolautakunnalle
vakuutus koskien adoptiohakemuksen paikkansa pitävyyttä
hakemus kansainväliseen adoptioon
syntymätodistukset
avioliittotodistukset
avioerotodistukset
lääkärinlausunnot
mahdollinen psykologin lausunto ja testit
poliisikorttiote ja rikosrekisteriote
mahdolliset suosituskirjeet
mahdolliset perheessä jo olevien lasten mielipiteet
varahuoltajasuostumus
palkkatodistukset
omaisuusluettelo
adoptiolupa
passikopiot
valokuvat
adoptiovalmennustodistus
maakohtainen lapsen tausta- ja terveystietolomake
todistus sosiaalivakuutuksesta
mahdollinen lausunto koskien seksuaalista suuntausta
mahdollinen adoptioneuvonnan lausunto koskien seurantaraporttien toimittamista
mahdollinen adoption jatkolupa ja siihen liittyvät adoptioneuvonnan lisäselvitykset
mahdolliset vuosipäivitykset valokuvineen adoptioviranomaisille kohdemaassa
perheen antama suostumus / lapsiesityksen hyväksyminen
perheen Welcome -albumi lapselle
mahdollinen lapsen oleskelulupahakemus ja siihen liittyvä valtakirja
mahdolliset todistukset suoritetuista hoito- ja viranomaismaksuista lastenkodille ja adoptioviranomaiselle
perheen matkasuunnitelma sekä voimassa olevat passikopiot lapsen hakumatkan järjestelyä varten
kohdemaan edellyttämät seurantaraportit
jälkipalvelutoimeksiannon mukaiset tiedustelut

Perheeseen sijoitettavaa adoptiolasta koskien:

nimi, syntymäaika ja -paikka, henkilötunnus, sukupuoli
lastenkoti / sijaisperhe
hoitoonottopäivä
Suomeen tulopäivä
adoption vahvistamispäivä
seurantaraporttien päivämäärät
lapsen passikopio
lapsen viisumi- tai oleskelupa kopio
todistus Kelalle adoptiolapsen nimeämisestä
lapsiesitys ja sen liiteasiakirjat mukaan lukien lapsen sosiaali- ja terveysraportit
palvelunantajan ilmoitus kotikunnalle sijoitettavasta lapsesta
palvelunantajan ilmoitus Suomen adoptiolautakunnalle sijoitettavasta lapsesta
ilmoitus saapuvasta lapsesta Maahanmuuttovirastolle
ilmoitus saapuvasta lapsesta ja adoptiovanhemmista Suomen edustustolle lapsen syntymämaassa
ilmoitus saapuvasta lapsesta perheen adoptioneuvonnan antajalle
joissakin tapauksissa ilmoitus saapuvasta lapsesta Maistraattiin
kopio sijoitusvaltuutuksesta
kopio luovutustodistuksesta tai oikeudenpäätöksestä koskien lapsen vapautumista adoptioon
kopio lapsen syntymätodistuksesta- tai löytölapsitodistuksesta
kopio käräjäoikeuden päätöksestä koskien adoption vahvistamista
todistus adoption vahvistamisesta Haagin konvention mukaan
kohdemaan edellyttämät seurantaraportit
jälkipalvelutoimeksiannon mukaiset tiedustelut

Muutokset yksittäisissä käsiteltävissä tiedoissa ovat jatkuvasti mahdollisia. Tietosuojaselosteen

päivitykset tähän kohtaan tehdään laajempien muutosten yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti tiedot hankitaan asiakkaalta itseltään ja adoptioneuvonnan antaneelta sosiaalityöntekijältä, Suomen adoptiolautakunnalta, Maistraatti sekä Suomen suurlähetystö lapsen lähtömaassa sekä ulkomaiselta adoptioviranomaiselta lapsen lähtömaassa ja joissakin tapauksissa Pelastakaa Lasten ulkomaiselta yhdyshenkilöltä tai lastenkodilta. Tietojen hankkiminen perustuu Adoptiolakiin, Haagin adoptiokonventioon sekä asiakkaan antamaan suostumukseen.

8. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin sisältämiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne rekisterinpitäjän tai sen lukuun toimivien yritysten henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän organisaatioon kuuluvilla henkilöillä on rekisteriin henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETAalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan adoptioneuvontaa antavalle sosiaalityöntekijälle, Suomen adoptiolautakunnan lupajaostolle tai kansainväliselle jaostolle, ulkomaisille adoptioviranomaisille yhteistyömaissa, yhteyshenkilöille kohdemaissa, Maistraatille, Kansaneläkelaitokselle, Suomen ulkoministeriölle ja asiakkaan kohdemaan Suomen edustustolle sekä joissakin tilanteissa myös kohdemaan suurlähetystölle Suomessa, Maahanmuuttovirastolle ja joissakin tilanteissa myös rajaviranomaisille ja käräjäoikeudelle. Asiakasta tai hänelle esitettyä lasta kokevaa tietoa annetaan Pelastakaa Lasten konsultoiville lääkäreille, silloin asiakkaalle esitetyllä lapsella on taustalla hoitoa vaatinut sairaus tai tällä hetkellä hoitoa tai kuntoutusta edellyttävä sairaus tai sen epäily.
Tietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle

10. Henkilötietojen säilytysaika

120 vuotta lapsen syntymästä

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

i. saada tieto henkilötietojensa käsittelystä

ii. saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Pelastakaa Lasten

käsittelemät henkilötiedot

iii. vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä

iv. vaatia henkilötietojensa poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet

v. vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista

vi. valittaa valvontaviranomaiselle

jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei tehdä.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Pelastakaa Lapset ry
Käyntiosoite: Koskelantie 38, 00610 Helsinki

Rekisteröidyn on varauduttava todistamaan henkilöllisyytensä kuvallisella henkilöllisyystodistuksella.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Suosittelemme, että käytte säännöllisesti nettisivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.